5 raisons pour lesquelles les utilisateurs donnent à PowerPoint une mauvaise réputation
Dans notre article précédent, Death by PowerPoint: Can a Software Really Kill? (Mort par PowerPoint : un logiciel peut-il vraiment tuer ?), nous avons mis en lumière certaines des perceptions négatives qui circulent au sujet de ce programme bien connu.
Au cœur des débats autour de PowerPoint, le doigt semble pointé vers le logiciel lui-même, accusé d'être le principal responsable de la monotonie dans le monde de l'entreprise. Tufte maintient fermement sa position selon laquelle le programme est défectueux – comment pourchasser autant de personnes tombant dans les mêmes pièges autrement ?
Nous soutenons cependant que le véritable problème vient du statu quo et de ce qui est devenu une norme dans la manière de façonner un message — ou de ne pas en avoir — pour un public. Il est devenu si acceptable de réaliser une présentation d'une certaine manière que chaque employé débutant emboîte le pas sans remettre en question l'efficacité de cette norme. Il est difficile de sortir d'une routine si c'est la seule chose que l'on ait jamais connue.
Voici 5 raisons pour lesquelles, les utilisateurs donnent à PowerPoint une mauvaise réputation.
1. Perdre de vue l'audience en se concentrant trop sur la tâche à accomplir
Il y a plusieurs avantages à être orienté vers les tâches. En fait, il y a certains cas où un tel état d'esprit est absolument essentiel, comme dans le monde de l'ingénierie ou de l'architecture où la capacité à respecter des délais serrés et à organiser des détails minutieux est un facteur majeur déterminant le succès d'un projet. Notamment, certains leaders influents décrits comme étant orientés vers les tâches incluent Frank Lloyd Wright et Gordon Moore.
Cependant, dans divers articles sur le leadership, cette caractéristique est mise directement en balance avec l'orientation vers les personnes. Mandi Ehman résume parfaitement les tendances des individus orientés vers les tâches par rapport à ceux qui sont orientés vers les personnes. Selon elle, les premiers se préoccupent des listes de choses à faire et de l'achèvement de ce qu'ils ont entrepris d'accomplir. Les seconds, par contraste, sont plus en phase avec les besoins des gens qui les entourent.
Pendant les présentations PowerPoint, c'est presque comme si tout le monde se transformait en enthousiaste maniaque de la tâche ! L'objectif devient de passer à travers chaque diapositive et chaque point créé pour l'occasion. En conséquence, les présentateurs ferment souvent les yeux sur le public, qui est l'élément le plus important de leur présentation.
C'est peut-être une question de praticité ou de fierté. Vous n'avez pas passé toute la matinée à animer soigneusement des phrases juste pour les sauter – ce serait comme jeter votre temps précieux à la poubelle. De plus, comment pourriez-vous priver votre public de vos points perspicaces ? Ils sont tous si importants pour votre message inestimable !
La clé de toute présentation réussie est de comprendre qui se trouve devant vous. Un collègue qui vit pour les chatons ne verrait probablement pas d'inconvénient à regarder 100 images des petites créatures défilant sur un écran projeté. Dans un scénario différent, un cadre supérieur occupé n'aura peut-être même pas le temps de vous laisser ouvrir le fichier .ppt. Il est peut-être préférable de lui donner simplement le concept principal de votre plan d'action et de laisser le reste ouvert à la délibération.
Apprenez à comprendre ce qui, à l'ordre du jour, doit absolument être fait et ce qui peut être modifié ou même complètement mis de côté afin que l'objectif global soit atteint.
2. Utiliser la présentation comme une béquille plutôt que comme un accessoire
Gary Chapman, de l'Université du Texas, énumère 10 erreurs majeures dans l'utilisation de PowerPoint ; l'utilisation de diapositives projetées comme « béquille » arrive en tête de liste.
Bien qu'il y ait des orateurs doués qui parviennent à hypnotiser avec le seul son de leur voix, les aides visuelles peuvent être de merveilleux composants dans une présentation. Les visuels « peuvent aider à isoler des idées et à clarifier des problèmes ou des relations... le public peut saisir un plan, une idée ou une situation plus rapidement », écrit Meir Liraz dans How to Deliver Powerful Presentations.
Patti Dobrowolski a même réussi à bâtir une carrière prospère autour de l'importance de l'imagerie, y compris son pouvoir sur l'esprit humain, et a révolutionné la définition des objectifs.
Le problème survient lorsque l'« imagerie visuelle » d'une personne est en réalité un tourbillon de texte et que l'orateur s'appuie uniquement sur ce qui est projeté pour livrer son message. Les diapositives deviennent une bouée de sauvetage et le présentateur croit sincèrement que sans elles, il ou elle se noierait.
C'est une diapositive que nous avons tous sûrement déjà vue.
Malheureusement.
S'il est utilisé comme il se doit, c'est-à-dire comme un supplément lors de la prise de parole en public, PowerPoint peut être un outil visuel fantastique parce qu'il :
est facile à utiliser
permet aux orateurs d'incorporer du multimédia et des visuels dans leurs présentations, ce qui aide à stimuler l'intérêt et l'attention du public
permet à un créateur de partager sans effort le contenu d'une présentation avant et après avec n'importe qui
constitue un excellent résumé pour le public afin que les participants puissent éviter de prendre des notes tout au long de la présentation et se concentrer entièrement sur ce qui est dit
est complètement personnalisable
Eli Pariser nous montre qu'il est possible de créer une présentation PowerPoint remarquable et utile. Voici un exemple de l'un des meilleurs diaporamas que nous ayons vus.
3. Présenter un plan plutôt qu’une histoire
Lorsqu’une histoire captivante est racontée, il existe généralement une certaine logique ou un enchaînement naturel des idées. La structure narrative, en écriture, est une méthode qui décrit cet important séquençage.
Il existe des situations où les listes à puces peuvent être acceptables – nous en avons évidemment utilisé dans cet article. Cependant, ce que l’on trouve parfois dans une présentation ressemble davantage à un plan ou au résultat d’une séance de brainstorming qu’à un simple support destiné à aider le public à suivre le récit de l’orateur.
Certains orateurs ne parviennent pas à relier avec éloquence le flux de points figurant sur chaque diapositive ; leur discours devient un résumé de nombreuses idées décousues, sans parvenir à raconter une histoire cohérente et percutante. Résultat : le public repart confus – submergé par des bribes d’informations et se demandant quelle était finalement l’idée que l’orateur essayait de transmettre dans sa présentation.
La pyramide de Freytag illustre très simplement ce concept d’idées interconnectées. Remarquez que les éléments clés de l’histoire sont reliés entre eux par des lignes continues plutôt que par des pointillés.
Gardez votre présentation vivante ; veillez à raconter votre histoire.
4. Penser que PowerPoint fait de vous un meilleur orateur
À moins qu’il n’existe une application capable d’entrer dans le cerveau d’un public afin d’y libérer régulièrement des doses de dopamine, nous ne connaissons aucun programme informatique existant qui puisse rendre intéressante la présentation d’un discours inintéressant.
Comme indiqué précédemment, PowerPoint peut aider une présentation. Cependant, il est très peu probable que l’utilisation d’un logiciel puisse améliorer les compétences d’une personne en matière de présentation. La capacité à captiver un public vient de l’intérieur – et non des accessoires que l’on peut utiliser au cours d’une présentation. Sue Gaulke résume simplement ce qui est nécessaire pour amener un public à vraiment écouter.
Soyez enthousiaste. Soyez intéressant. Soyez compétent.
Si vous vous inquiétez de vos compétences en matière de présentation, il existe une multitude d’excellentes ressources susceptibles de vous aider.
Voici quatre de nos livres préférés sur la prise de parole en public.
Speak Like Churchill, Stand Like Lincoln: 21 Powerful Secrets of History’s Greatest Speakers
Talk Like TED: The 9 Public Speaking Secrets of the World’s Top Minds
The Quick And Easy Way To Effective Speaking
It’s Not What You Say, It’s The Way You Say It!: How to sell yourself when it really matters
5. Rejeter la faute sur le logiciel
Certaines personnes affirment détester PowerPoint parce qu’il ne fait tout simplement pas ce qu’elles veulent. Peut-être devrions-nous être un peu plus justes et nous rappeler que chaque logiciel demande un minimum de temps pour être maîtrisé. Par exemple, Photoshop équivaut pour certains à des heures à s’arracher les cheveux, tandis que d’autres deviennent des experts après suffisamment de pratique.
Tout en critiquant PowerPoint, ces sceptiques font l’éloge de programmes tendance comme Prezi, affirmant qu’ils permettent de raconter une histoire de manière plus percutante. Dans certains cas, cela peut tout à fait être vrai. PowerPoint n’est pas un outil qu’il faut utiliser dans toutes les situations. L’essentiel est que l’orateur sache faire preuve de discernement.
Connaissez votre public et le contexte de votre présentation, et assurez-vous que les outils que vous utilisez pour transmettre votre message sont appropriés. Prezi est excellent si vous recherchez une manière dynamique et amusante de présenter la séquence de votre histoire (voir point 3). Mais si vous souhaitez intégrer des images de manière plus subtile, PowerPoint peut être tout aussi efficace pour répondre à vos besoins.
En fin de compte, prenez PowerPoint pour ce qu’il est (voir point 2) et réfléchissez à la manière dont il peut fonctionner pour vous. N’attendez pas de lui quelque chose qu’il ne peut tout simplement pas offrir.
Peut-être serez-vous même un peu plus heureux.
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